Nieuwe klanten automatisch goed van start laten gaan.
Een klant zegt ja, en dan begint het geregel. Een welkomstmail, documenten opvragen, een collega inlichten, een eerste afspraak plannen. Wij zetten die stappen op een rij, zodat elke klant dezelfde goede start krijgt, ook in een drukke week.
Binnenkort laten we je zien hoe dit werkt. Vraag een demo aan
De eerste indruk hangt nu van je drukte af.
Na het ja blijft het stil
De offerte is getekend en de klant is enthousiast. Maar in een drukke week hoort hij dagenlang niets, en begint hij zich af te vragen of hij wel de goede keuze heeft gemaakt.
Achter documenten aan
Logo’s, inloggegevens, een machtiging, de cijfers van vorig jaar. Je vraagt het per mail, krijgt de helft terug en moet zelf bijhouden wat er nog ontbreekt.
De collega hoort het als laatste
Sales heeft de klant binnen, maar degene die het werk moet doen, hoort het pas als de klant belt met de vraag wanneer het gaat beginnen.
Van handtekening tot eerste werkafspraak.
- 01
De klant zegt ja
Een getekende offerte, een status in je CRM of een seintje van jou: we spreken af wat het startschot is, afhankelijk van wat er te koppelen valt.
- 02
Welkom en documenten
De klant krijgt een welkomstmail en een duidelijk verzoek om wat je van hem nodig hebt. Jij bepaalt of die mail eerst langs jou gaat.
- 03
Intern staat alles klaar
Het dossier wordt aangemaakt, taken liggen bij de juiste collega en het project staat op de planning. Niemand hoeft te vragen wat er moet gebeuren.
- 04
De eerste afspraak
De kennismaking of startafspraak wordt gekoppeld aan de klant, met de uitnodiging klaar. Op de checklist zie je wat er nog openstaat.
- Klant en contract vastleggenWie de nieuwe klant is, wat hij afneemt en wat er openstaat.
- Kennismaking inplannenAfspraak gekoppeld aan de klant, met de uitnodiging als mail klaar.
- Welkomstmails Op maatIn jouw toon en per dienst anders, om na te kijken of volgens jouw regels te versturen.
- Klantdossiers aanmaken Op maatEen vaste mappenstructuur of dossier voor elke nieuwe klant, in de omgeving die je al gebruikt.
- Documenten verzamelen Op maatEen overzicht van wat er nodig is, met een herinnering als er nog iets ontbreekt.
- Onboardingchecklists Op maatEen eigen lijst per dienst, zodat je ziet welke stap bij welke klant nog open staat.
- Taken voorbereiden Op maatDe juiste taken bij de juiste collega, zodra er een nieuwe klant is.
- Projecten starten Op maatEen nieuw project in je projectsoftware met de vaste onderdelen er al in, als die software dat toelaat.
- Interne notificaties Op maatEen seintje naar je team via mail of je chatprogramma als er een klant start of iets binnenkomt.
Zonder label zit het al in het systeem waar we zelf op werken. Op maat richten we per bedrijf in.
Werkt met je software
Je onboarding loopt nu waarschijnlijk via een mix van mail, gedeelde mappen en misschien een projecttool. Die mogen blijven. We automatiseren wat ertussen zit, voor zover die programma’s dat toelaten. Blijft er een stap over die beter met de hand kan, dan laten we die gewoon staan. Zo kijken we naar koppelingen.
Handig voor
Marketingbureaus, accountants en boekhouders, software- en it-bedrijven, coaches en opleiders.
Los of gecombineerd
Onboarding begint bij een getekende offerte, komt terecht in je CRM en loopt voor je team door op het intranet, waar de werkwijze per dienst staat.
Veelgestelde vragen.
Wanneer begint de onboarding precies?
Dat spreken we met jou af. Bijvoorbeeld als een offerte is getekend, als je in je CRM een status aanpast of als je het systeem zelf een seintje geeft. Welke opties er zijn, hangt af van je software.
Kan ik per dienst een ander traject hebben?
Ja. Een klant voor een website heeft andere documenten en taken nodig dan een klant voor advies. We leggen de trajecten samen met jou vast, en beginnen meestal met het traject dat je het vaakst doorloopt.
Moet mijn klant een nieuw portaal leren gebruiken?
Dat is niet nodig. Vaak kan het met gewone mail en een uploadlink of gedeelde map. Wil je wel een eigen klantomgeving, dan kan dat als maatwerk, maar het hoeft niet.
Wat als een klant zijn documenten niet aanlevert?
Dan zie je dat op de checklist en kan er volgens jouw regels een herinnering klaarstaan. Blijft het stil, dan is het aan jou om te bellen. Dat werkt vaak beter dan een derde mail.
Blijft het contact dan nog wel persoonlijk?
Dat is juist het idee. Het regelwerk is voorbereid, zodat jij tijd hebt voor het gesprek. Welkomstmails schrijven we in jouw woorden, en je beslist zelf of je ze eerst nakijkt of ergens iets persoonlijks toevoegt.
Wat kost het om onboarding te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal trajecten en de programma’s die we moeten verbinden. Na het gratis AI-groeigesprek krijg je direct een voorstel met een eerlijke prijs.
Wat gebeurt er bij jou nadat een klant ja zegt?
Loop in een half uur met ons de stappen na die je nu met de hand doet. We laten zien welke we kunnen voorbereiden. Je krijgt direct een voorstel met voorbeeld, daarna beslis je.
