Openstaande facturen opvolgen zonder steeds zelf te herinneren.
Niemand belt graag een klant over een factuur die nog openstaat. In ons systeem zie je al in één blik wat er openstaat. Herinneringen die klaarstaan of volgens jouw regels uitgaan, bouwen we er op maat bij.
Voorbeeld met een verzonnen bedrijf. Binnenkort laten we je zien hoe dit werkt. Vraag een demo aan
Dat telefoontje stel je nog even uit.
De ongemakkelijke belafspraak
Je hebt een goede band met de klant, dus je wilt niet zeuren. Het telefoontje schuift door naar volgende week, en de week erna ook.
Niet weten wat er nu te laat is
Welke factuur liep eergisteren af en welke volgende maand? Om dat te zien moet je eerst je boekhoudpakket openen, en dat komt er vaak niet van.
Bij elke herinnering opnieuw beginnen
Je zoekt het factuurnummer op, bedenkt een nette toon en vraagt je af of je niet al gemaild had. Daardoor blijft het liggen tot het echt moet.
Van vervaldatum tot opvolging.
- 01
We spreken jouw regels af
Wanneer een eerste herinnering, wanneer een tweede, welke toon en welke klanten juist niet. Voor zakelijke klanten gelden andere regels dan voor particulieren, dus daar stellen we onderscheid in.
- 02
Je ziet wat er openstaat
Facturen die over tijd zijn worden gesignaleerd, op basis van de gegevens waar we bij kunnen.
- 03
De herinnering staat klaar
Een bericht op maat met het juiste factuurnummer en bedrag. Je stuurt het zelf, of laat het volgens de ingestelde regels uitgaan.
- 04
Bij een uitzondering neem jij het over
Reageert een klant, of is er iets bijzonders aan de hand, dan pak jij het op. Dat telefoontje blijft soms gewoon het beste.
- Openstaande facturen in één blikIn het financiële overzicht zie je wat er openstaat, zonder dat je het hoeft uit te zoeken.
- Per klant wat er openstaatBij elke klant zie je wie het is, wat ze afnemen en wat er nog open staat.
- Betalingstermijnen bijhouden Op maatPer factuur de afgesproken termijn, ook als een klant andere afspraken heeft.
- Te late facturen signaleren Op maatEen seintje op het moment dat een factuur over tijd is.
- Herinneringen voorbereiden Op maatHet bericht staat klaar met het juiste factuurnummer en bedrag.
- Gepersonaliseerde berichten Op maatEen vriendelijke toon bij een vaste klant en een zakelijker bericht bij een tweede herinnering.
- Opvolgmomenten en regels Op maatVersturen gebeurt volgens de regels die jij instelt, per soort klant en rekening houdend met wat daarvoor vereist is.
- Statusoverzicht Op maatPer factuur: al herinnerd, antwoord gekregen of doorgezet naar jou.
- Koppeling met je administratie Op maatZodat een betaalde factuur niet nog eens een herinnering krijgt, als je pakket dit toelaat.
Zonder label zit het al in het systeem waar we zelf op werken. Op maat richten we per bedrijf in.
Werkt met je software
Een herinnering is alleen zo goed als de gegevens erachter. Dus kijken we eerst waar je facturen en betalingen staan, en of we die kunnen uitlezen. Soms werkt dat prima, soms alleen met omwegen. Dat zeggen we dan eerlijk. De namen hieronder zijn voorbeelden, geen vaste koppelingen. Zo kijken we naar koppelingen.
Handig voor
Dienstverleners met vaste klanten, bedrijven die voorschieten, zelfstandigen zonder financiële collega, bedrijven met particuliere en zakelijke klanten.
Los of gecombineerd
Betalingsherinneringen werken het beste als je facturen al op één plek staan met facturen en btw. Een administratiecontrole laat zien wat er opvalt, en op een dashboard zie je je openstaande bedragen naast de rest van je cijfers.
Veelgestelde vragen.
Gaan herinneringen altijd vanzelf de deur uit?
Nee, dat stel je in. Herinneringen kunnen eerst bij jou klaarstaan, of volgens de ingestelde regels uitgaan. Meestal beginnen we met nakijken, en daarna bepaal je per soort bericht wat er vanzelf mag.
Is er verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?
Ja. Voor particulieren gelden andere regels dan voor zakelijke klanten. Bij het inrichten houden we daar rekening mee, en je stelt de regels per soort klant in. Dit is geen juridisch advies: bij twijfel kun je het beste je boekhouder of een juridisch adviseur laten meekijken.
Wat als een klant net betaald heeft?
Dat hangt af van hoe actueel de betaalgegevens zijn waar we bij kunnen. Zonder directe koppeling kan een herinnering te vroeg klaarstaan, en daarom laten we die in dat geval eerst langs jou gaan.
Krijgt een goede klant dan ineens een standaardbrief?
Niet als jij dat niet wilt. Je bepaalt de toon en je kunt klanten uitzonderen. Soms is zelf bellen juist het beste, en daar laat het systeem je ook de ruimte voor.
Kan dit ook met mijn huidige boekhoudprogramma?
Dat bekijken we per pakket. Sommige pakketten versturen zelf al herinneringen, dan is het de vraag of je iets extra’s nodig hebt. Dat zeggen we dan ook gewoon.
Wat kost het om betalingsherinneringen te automatiseren?
Dat hangt af van je pakket, je regels en hoeveel kanalen erbij horen. Na het gratis AI-groeigesprek krijg je direct een voorstel met een eerlijke prijs.
Welke factuur staat bij jou nu al te lang open?
In een half uur kijken we hoe jij nu facturen opvolgt, en welke regels bij jouw klanten passen. Je krijgt direct een voorstel met voorbeeld en beslist daarna.
