Minder tijd kwijt aan je inbox met een AI-mailassistent.
Je inbox bepaalt je dag, want tussen de nieuwsbrieven staat steeds een vraag van een klant. Een AI-mailassistent sorteert en vat samen en zet antwoorden als concept klaar. Een deel hiervan draait al in ons systeem, het meeste richten we op maat in op jouw mailbox. Dat onderscheid maken we hieronder duidelijk.
Binnenkort laten we je zien hoe dit werkt. Vraag een demo aan
Je inbox is een takenlijst die anderen voor je schrijven.
De dag beginnen met een volle inbox
Je opent je mail voor één ding en zit er de halve ochtend nog in. Ondertussen ligt het werk dat je vandaag wilde doen er nog precies zo bij.
Taken verstopt in lange mails
Ergens onderaan een lang bericht staat: kun je dat vrijdag nog sturen? Je leest eroverheen, en de klant hoort er pas op maandag weer van.
Info@ met z'n drieën
Iedereen kijkt in dezelfde mailbox. Soms antwoorden twee mensen op dezelfde vraag, en soms antwoordt niemand omdat iedereen dacht dat een ander het deed.
Zo krijg je je inbox weer overzichtelijk.
- 01
We kiezen de mailboxen
Welke mailbox loopt mee, en welke mappen of afzenders blijven erbuiten? Daar beslis je samen met ons over, voordat er iets gebeurt.
- 02
Je legt je categorieën vast
Wat is voor jou belangrijk, wat kan wachten en wat is ruis? Een aannemer sorteert anders dan een administratiekantoor.
- 03
De assistent bereidt voor
Mails worden samengevat en gesorteerd, en waar het kan staat er een antwoord als concept klaar. In je mailbox zelf, of op één plek, afhankelijk van je mailpakket.
- 04
Jij beslist en verstuurt
Je loopt de concepten na, past aan wat beter kan en verstuurt. Klopt een indeling niet, dan scherpen we de regels aan.
- Bonnen en facturen uit je mailHet systeem haalt ze uit je mail, zodat ze in je administratie terechtkomen.
- Dagplan met klaargezet werkElke ochtend staat je dagplan met voorbereid werk klaar, en jij keurt het goed.
- Mails samenvatten Op maatEen lang bericht of een hele mailwisseling in een paar regels.
- Belangrijke berichten herkennen Op maatKlachten, spoedvragen en bepaalde klanten vallen op, volgens de regels die jij aangeeft.
- Categoriseren Op maatOfferteaanvragen, facturen, klantvragen en ruis apart, met jouw indeling en niet die van een ander.
- Antwoordconcepten Op maatEen voorstel voor een antwoord in jouw toon, dat jij nakijkt en zelf verstuurt.
- Taken uit berichten herkennen Op maatStaat er iets in een mail dat je moet doen, dan komt dat als taak voor je klaar te staan.
- Klantvragen koppelen aan dossiers Op maatDe vraag komt bij de juiste klant te staan, als je dossiers of CRM te koppelen zijn.
- Vervolgacties voorbereiden Op maatEen afspraak, een offerte of een herinnering als volgende stap, klaar om goed te keuren.
Zonder label zit het al in het systeem waar we zelf op werken. Op maat richten we per bedrijf in.
Werkt met je software
Je blijft gewoon in je eigen mailprogramma werken. Wat er kan, hangt af van het mailpakket en je instellingen: het ene biedt meer mogelijkheden dan het andere om concepten klaar te zetten of mails te labelen. Dat bekijken we vooraf. Lukt iets alleen met veel omwegen, dan zeggen we dat eerlijk. Zo kijken we naar koppelingen.
Handig voor
Eigenaren die zelf alles lezen, teams met een gedeelde mailbox, administratiekantoren en adviseurs, aannemers en vakbedrijven.
Los of gecombineerd
Uit je inbox komt vaak meer dan alleen een antwoord. Een nieuwe aanvraag gaat door naar leadopvolging, een klantvraag naar je CRM en een goede vraag van een klant is ook een idee voor een post op social media.
Veelgestelde vragen.
Wat draait er al en wat is op maat?
In ons systeem draaien al het dagplan met klaargezet werk en het uitlezen van bonnen en facturen uit je mail. Samenvatten, sorteren, antwoordconcepten en taken herkennen in jouw mailbox richten we op maat in, afhankelijk van je mailpakket en wensen. Bij elke functie op deze pagina zie je welke van de twee het is.
Verstuurt de assistent zelf mails?
Niet zonder dat jij dat wilt. We beginnen met concepten die jij nakijkt en verstuurt. Is er een soort mail die je echt vanzelf wilt laten uitgaan, dan bespreken we of dat verstandig is en richten we dat in volgens jouw regels.
Kan de assistent bij al mijn mail?
Alleen bij wat we samen afspreken. We kunnen bijvoorbeeld een bepaalde mailbox of map uitsluiten. Werk je met vertrouwelijke klantgegevens, dan bespreken we vooraf wat wel en niet door de assistent wordt gelezen.
Werkt het met Outlook, Gmail en iCloud?
Vaak wel, maar de mogelijkheden verschillen. Google Workspace en Microsoft 365 bieden andere opties dan iCloud Mail of een mailbox bij je webhoster. Welke functies er bij jouw pakket kunnen, kijken we vooraf na.
Kan de assistent een belangrijke mail over het hoofd zien?
Ja, dat kan. AI maakt soms fouten, ook bij het sorteren. Daarom verwijdert de assistent niets: je mails blijven gewoon in je mailbox staan. Zie je dat de indeling ernaast zit, dan passen we de regels aan.
Wat kost een AI-mailassistent?
Dat hangt af van je mailpakket, het aantal mailboxen en de koppelingen met bijvoorbeeld je CRM. Na het gratis AI-groeigesprek krijg je direct een voorstel met een eerlijke prijs.
Welke mails beantwoord jij elke week opnieuw?
Laat in een half uur zien hoe je mailbox er nu uitziet en welke mails steeds terugkomen. Je krijgt direct een voorstel met voorbeeld, daarna beslis je.
