Afspraken automatisch plannen en opvolgen.
Eén afspraak kost vaak meer werk dan het gesprek zelf: tijden uitwisselen, agenda’s vergelijken, een uitnodiging sturen en onthouden voor wie het ook alweer was. Wij halen daar zoveel mogelijk handwerk uit. Hoe ver we kunnen gaan, hangt af van de agenda die je gebruikt.
Voorbeeld met een verzonnen bedrijf. Binnenkort laten we je zien hoe dit werkt. Vraag een demo aan
Een afspraak maken is meer werk dan het lijkt.
Heen en weer over een tijdstip
Kan dinsdag? Nee, donderdag wel. Dan kan jij weer niet. Tegen de tijd dat er een moment is gevonden, heb je over één afspraak een hele mailwisseling gevoerd.
Agenda's die elkaar niet zien
De een plant in Outlook, de ander op zijn iPhone en op kantoor hangt nog een weekplanning. De klant staat voor de deur en de collega die hem verwacht, is onderweg naar een ander.
De afspraak staat los van de klant
In je agenda staat alleen ’Bakker 14:00’. Welke Bakker, en waar ging het over? Voor je vertrekt, zit je nog even in je mail te zoeken.
Van losse agenda's naar één planning.
- 01
We brengen je agenda's in kaart
Wie plant waarin, en welke leverancier zit daarachter? Dat bepaalt wat er technisch mogelijk is. Dat vertellen we je vooraf.
- 02
Je legt je planregels vast
Reistijd, vaste vrije dagen, hoe lang een afspraak duurt en wie wat doet. Zo hoeft die kennis niet meer in één hoofd te zitten.
- 03
De afspraak wordt vastgelegd
Je typt wat er is afgesproken. De afspraak komt bij de klant te staan en de uitnodiging staat als mail voor je klaar.
- 04
De opvolging is voorbereid
Waar het kan, regelen we herinneringen en een vervolgactie na de afspraak. Zo verdwijnt een gesprek niet uit beeld als het voorbij is.
- Afspraken registreren via chatTyp wat je hebt afgesproken, het systeem zet de afspraak erin.
- Afspraken aan klanten koppelenBij elke afspraak zie je om welke klant het gaat.
- Uitnodiging voorbereidDe uitnodiging staat als mail klaar, jij hoeft alleen nog te kijken of hij klopt.
- Overzicht voor medewerkersEen gedeelde agenda, zodat iedereen ziet wat er vandaag op de planning staat.
- Vanaf je telefoonOok onderweg zie je je afspraken en leg je een nieuwe vast.
- Agenda's koppelen Op maatJe bestaande agenda’s verbinden met het systeem, voor zover de leverancier dat ondersteunt.
- Beschikbaarheid beheren Op maatWerktijden, reistijd en vrije dagen per medewerker, zodat er alleen op passende momenten gepland wordt.
- Herinneringen Op maatEen herinnering voor jou of je klant, via het kanaal dat bij jouw agenda en software mogelijk is.
- Minder handmatig plannen Op maatVoorstellen voor een geschikt moment op basis van jouw regels, die jij bevestigt.
Zonder label zit het al in het systeem waar we zelf op werken. Op maat richten we per bedrijf in.
Werkt met je software
Je hoeft niet over op een andere agenda. Welke koppeling kan, verschilt wel per leverancier: de ene biedt meer technische mogelijkheden dan de andere, en soms kan alleen een deel. Dat zoeken we voor jouw agenda uit, en we zeggen het eerlijk als het alleen met veel omwegen kan. Zo kijken we naar koppelingen.
Handig voor
Makelaars en adviseurs, salons en praktijken, teams met buitendienst, zelfstandigen met een volle week.
Los of gecombineerd
Een afspraak staat zelden op zichzelf. Hij komt vaak voort uit een lead die is opgevolgd, hoort bij een klant in je CRM en kan het begin zijn van de onboarding van een nieuwe klant.
Veelgestelde vragen.
Werkt dit met mijn Apple-agenda of Outlook?
Dat hangt af van de technische mogelijkheden van de leverancier. Google en Microsoft bieden andere mogelijkheden dan iCloud, en niet elke koppeling ondersteunt alles. We kijken vooraf wat er bij jouw agenda kan en wat niet.
Kan een klant zelf een tijd kiezen?
Dat kan op maat worden ingericht, bijvoorbeeld via een planningspagina zoals Calendly of Cal.com die aansluit op je beschikbaarheid. Of dat bij je past, hangt af van hoe voorspelbaar je afspraken zijn.
Komt er zomaar iets in mijn agenda te staan?
Niet zonder dat jij dat zo hebt afgesproken. In ons systeem leg je de afspraak zelf vast en staat de uitnodiging als mail klaar. Wil je dat bepaalde stappen vanzelf gaan, dan richten we dat volgens jouw regels in.
Wat gebeurt er als een afspraak wordt verzet?
Je past de afspraak aan en hij blijft bij dezelfde klant staan. Of de wijziging ook vanzelf doorloopt naar je andere agenda en naar de klant, hangt af van de koppeling. Dat testen we voordat je ermee gaat werken.
Kan ik herinneringen naar klanten laten sturen?
Vaak wel, per mail of een ander kanaal dat je gebruikt. Welke kanalen kunnen, hangt af van je software. Ook bepaal je zelf wie welke herinnering krijgt, en wanneer.
Wat kost het om mijn agenda te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal agenda’s en medewerkers en van wat de leverancier toelaat. Na het gratis AI-groeigesprek krijg je direct een voorstel met een eerlijke prijs.
Hoeveel mails kost jouw volgende afspraak?
Laat in een half uur zien hoe jullie nu plannen, en in welke agenda’s. We vertellen je wat er bij die leverancier kan. Je krijgt direct een voorstel met voorbeeld en beslist daarna.
